Atendimento imediato, recebimentos organizados e toda a operação do escritório em um só lugar.
Preparado por Intelecta | Outubro de 2026
Contexto: o momento da GF Arquitetura
A GF Arquitetura construiu uma marca sólida em Maringá, com presença digital ativa, portfólio consistente e uma demanda constante de 5 a 10 novos contatos por dia pelo WhatsApp.
Esse volume é resultado de um posicionamento bem trabalhado. Mas ele traz um desafio natural de crescimento: quanto mais o escritório atrai, mais tempo a equipe dedica a responder, filtrar e organizar contatos, e menos tempo sobra para aquilo que gera valor de verdade, que é projetar e conduzir obras.
A Intelecta estrutura esta proposta para que o crescimento da GF Arquitetura seja sustentado por processos que trabalham sozinhos, sem depender de mais horas da equipe.
Diagnóstico: onde o escritório perde tempo e clientes
Qualificação lenta
entender se o cliente precisa de reforma ou construção, se o projeto é residencial ou comercial, se já existe orçamento e prazo e qual o escopo desejado leva horas ou até dias. Nesse intervalo, o cliente que pediu orçamento a mais de um escritório pode fechar com quem respondeu primeiro.
Tempo da equipe consumido em triagem
perguntas repetitivas ocupam a agenda de quem deveria estar dedicado a projetos e clientes já qualificados.
Informações espalhadas
contatos, clientes, obras e recebimentos estão distribuídos em diversas planilhas, sem uma visão única e atualizada da operação.
Cobrança manual
lembrar vencimentos, cobrar atrasos e conferir comprovantes exige atenção constante e, muitas vezes, conversas desconfortáveis com clientes próximos do escritório.
Visão da solução
A Intelecta estrutura para a GF Arquitetura um ecossistema integrado com três frentes que trabalham juntas, no mesmo número de WhatsApp que o escritório já utiliza:
Atendimento e Qualificação Inteligente
responde cada novo contato em segundos, conduz a triagem e entrega ao escritório apenas o que precisa da atenção da arquiteta.
Cobrança Inteligente
lembra vencimentos, conduz a cobrança de atrasos com cordialidade, recebe e valida comprovantes automaticamente.
Painel de Gestão
reúne contatos, clientes, obras e recebimentos em um único ambiente, substituindo as planilhas atuais.
Atendimento e Qualificação Inteligente
Cada novo contato que chega pelo WhatsApp é atendido imediatamente, a qualquer hora, com a linguagem e o cuidado que representam a GF Arquitetura. A triagem segue os mesmos critérios que o escritório já utiliza hoje:
Tipo de serviço
reforma ou construção
Tipo de imóvel
residencial ou comercial
Orçamento
se o cliente já possui um valor definido
Prazo
se existe uma data esperada para o projeto
Escopo
projeto arquitetônico ou arquitetônico com interiores
Ao final da triagem, o contato é registrado automaticamente no Painel de Gestão com todas as respostas organizadas, e a arquiteta assume a conversa já sabendo exatamente com quem está falando e o que o cliente precisa.
Nutrição e acompanhamento de contatos
Nem todo contato está pronto para contratar no primeiro momento. Alguns ainda estão planejando, outros aguardam definição de orçamento ou prazo.
Esses contatos não são perdidos: seguem para uma lista de nutrição
Mensagens de acompanhamento são enviadas automaticamente, mantendo a GF Arquitetura presente até que o cliente esteja pronto para avançar
A cadência e o conteúdo são definidos com o escritório na etapa de imersão, respeitando o tom e o posicionamento da marca
Cobrança e confirmação de pagamentos
A Cobrança Inteligente assume toda a rotina de recebimentos, com o tom cordial que preserva o relacionamento com o cliente:
Lembrete antes do vencimento
para que o cliente se programe
Régua de cobrança após o vencimento
com mensagens progressivas e respeitosas
Recebimento do comprovante
diretamente pelo WhatsApp
Validação inteligente com aprovação final do escritório
Ao receber o comprovante, o sistema confere automaticamente o valor, a data e o favorecido em relação à parcela cadastrada, e registra o resultado no Painel de Gestão:
Validado, aguardando confirmação
todas as informações conferem
Divergência, aguardando conferência
alguma informação não corresponde à parcela
A baixa do pagamento acontece com um clique da arquiteta. A checagem pesada é feita pelo sistema, e nenhum pagamento é dado como recebido sem a aprovação do escritório, o que garante controle total e segurança contra comprovantes inválidos.
O cliente é informado em cada etapa: primeiro, que o comprovante foi recebido e está em confirmação; depois, que o pagamento foi confirmado.
Painel de Gestão
Um ambiente único, acessível pelo navegador, que substitui as planilhas e concentra a operação do escritório:
Contatos e Leads
todos os contatos qualificados entram automaticamente, com as respostas da triagem organizadas e o histórico de cada atendimento
Clientes
cadastro completo, com dados de contato e vínculo com obras e recebimentos
Obras
cadastro e acompanhamento de cada obra ao longo do processo, com etapas configuradas conforme a metodologia da GF Arquitetura, definida na imersão
Recebimentos
parcelas e vencimentos por cliente e obra, com o status de cada pagamento atualizado pela Cobrança Inteligente
Migração das planilhas
A Intelecta realiza a importação das informações que hoje estão nas planilhas do escritório para o Painel de Gestão
Inclui a base de clientes e obras
A GF Arquitetura começa a usar o novo ambiente com o histórico já organizado, sem retrabalho e sem perda de informação
Como funciona na prática
O contato chega
um potencial cliente envia mensagem pelo WhatsApp e é atendido em segundos
A triagem acontece
a conversa identifica tipo de serviço, imóvel, orçamento, prazo e escopo
O escritório assume
contatos qualificados aparecem no Painel prontos para a arquiteta dar sequência; os que ainda não estão prontos seguem para a nutrição
O cliente é cadastrado e a obra começa
cliente, obra e parcelas passam a ser acompanhados no Painel
Os recebimentos se organizam
lembretes, cobranças e comprovantes são conduzidos automaticamente, com a confirmação final do escritório
Do primeiro contato ao último recebimento, toda a jornada fica registrada em um só lugar.
Ganhos esperados
Velocidade comercial
resposta imediata a todos os 5 a 10 contatos diários, em qualquer horário, reduzindo a perda de clientes para escritórios que respondem primeiro
Tempo devolvido à arquiteta
a triagem repetitiva deixa de ocupar a agenda, que passa a ser dedicada a clientes qualificados e ao desenvolvimento de projetos
Mais oportunidades aproveitadas
contatos que não estão prontos hoje continuam sendo acompanhados até o momento da decisão
Recebimentos previsíveis
lembretes consistentes e cobrança organizada reduzem atrasos e eliminam conversas desconfortáveis
Gestão com clareza
uma visão única e atualizada de contatos, clientes, obras e recebimentos
Com o volume atual de contatos do escritório, um único projeto adicional fechado graças à resposta imediata ou ao acompanhamento contínuo já representa um retorno expressivo sobre o investimento.
Cronograma de implantação: 45 dias
Semana 1 | Imersão
alinhamento com o escritório sobre critérios de qualificação, tom de comunicação, cadência de nutrição, régua de cobrança e etapas de acompanhamento de obras
Semanas 2 a 4 | Construção
desenvolvimento do Atendimento e Qualificação, da Cobrança Inteligente e do Painel de Gestão, com migração das planilhas
Semanas 5 e 6 | Validação e entrada em operação
testes com cenários reais, ajustes finos junto à equipe, orientação de uso do Painel e início da operação
Investimento
Um único investimento em 12 parcelas, sem custos adicionais. Estão inclusos a implantação completa e, durante todo o período, toda a estrutura necessária para a operação funcionar.
O que está incluso
Implantação:
- Atendimento e Qualificação Inteligente
- Nutrição e acompanhamento automático de contatos
- Cobrança Inteligente com validação de comprovantes
- Painel de Gestão (contatos, clientes, obras e recebimentos)
- Migração das planilhas atuais
Operação durante os 12 meses:
- Servidores e infraestrutura de hospedagem
- Processamento de inteligência artificial
- Integração e custos de mensagens do WhatsApp oficial
- Suporte técnico
- Manutenção preventiva e corretiva
- Melhorias dentro do escopo contratado
Próximos passos
A GF Arquitetura já tem o que muitos escritórios buscam: demanda constante e critérios claros sobre o cliente ideal. O que esta proposta entrega é a estrutura para que todo esse potencial seja aproveitado, sem sobrecarregar a equipe.
Com a aprovação desta proposta, a Intelecta formaliza o contrato de prestação de serviços e agenda a reunião de imersão, ponto de partida dos 45 dias de implantação. A partir daí, o escritório acompanha cada etapa até a entrada em operação.
Intelecta | APS Digital Business LTDA | CNPJ 61.917.147/0001-35 |
GF Arquitetura | Proposta Comercial: Atendimento, Cobrança e Gestão Inteligente